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Come conservare le pec a norma di legge

Come conservare le pec a norma di legge

L’obbligo di conservare le pec per 10 anni è da ricondurre agli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile. A seguito di questo, l’imprenditore è obbligato alla conservazione decennale  “… conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture …”.

Ma tra conservare pec e conservazione sostitutiva c’è differenza. Le pratiche di conservazione dei messaggi pec e dei documenti allegati utilizzate frequentemente non sono corrette: archiviazione su pc o server e stampa cartacea.

La semplice archiviazione delle pec nel proprio computer o server non garantisce il valore legale in quanto non si è in presenza di conservazione sostitutiva, ovvero la stampa su carta e l’archiviazione fisica del documento. La tradizionale conservazione della stampa del documento PEC non garantisce la conformità all’originale informatico.

Per avere garanzia di opponibilità a terzi senza contestazioni è necessario quindi dotarsi di un sistema di conservazione sostitutiva a norma per le pec.

Conservazione sostitutiva della PEC

Qual è il contenuto dei messaggi pec che deve essere conservato?

Solitamente, sono inviati in conservazione la posta in arrivo (inclusi eventuali messaggi contenenti virus), le ricevute di consegna (contenenti il messaggio inviato e tutti i metadati che confermano la consegna effettiva del messaggio al destinatario) e tutti i messaggi che contengono documenti con firma digitale.

  • Per conservare i messaggi pec inviati: la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).
  • Per conservare i messaggi pec ricevuti: la busta di trasporto con il file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).
  • Per conservare i messaggi pec che contengono un documento allegato firmato digitalmente è opportuno conservare il messaggio pec e i relativi allegati sottoscritti digitalmente, per evitare che alla scadenza del certificato (che non ha durata superiore a tre anni) la sottoscrizione perda i requisiti previsti dall’articolo 2702 del Codice Civile e venga declassata ai sensi dell’articolo 2712 C.C.

La conservazione digitale dei messaggi pec a norma di legge può essere fatta internamente all’azienda oppure ci si può avvalere di un conservatore specializzato.
Nel primo caso, dovrà essere nominato un responsabile interno della conservazione e tutto il processo dovrà essere approvato da un conservatore accreditato. In questa eventualità, la responsabilità in capo all’utente è molto elevata e aumentano obblighi e responsabilità.
Per ovviare a questo carico di responsabilità e di lavoro aggiuntivo, la soluzione più efficiente è quella di rivolgersi ad un conservatore specializzato e a tecnologie che consentono la conservazione digitale delle pec.

Con pecsemplice.it è possibile conservare pec con la conservazione digitale a norma di legge.

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