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Come gestire il passaggio da un fornitore PEC ad un altro?

E’ utile porsi la domanda: cosa succede ai miei messaggi nel caso cambiassi fornitore e provider PEC?

Questo cambiamento può risultare molto dannoso per l’Impresa, in quanto sorgono alcune problematiche:

Salvataggio e recupero dei vecchi messaggi: è molto gravoso nella fase di passaggio dal vecchio provider al nuovo il rischio di perdere messaggi, notifiche e allegati. Un azienda non può permettersi di perdere documenti ufficiali.
Cambio pannello di controllo e strumenti di gestione(nel caso del web mail): è molto faticoso dover modificare le abitudini di lavoro degli utenti, e si sa che è una delle problematiche più percepite dagli utilizzatori finali.
Nessuna integrazione e correlazione tra i vecchi messaggi ed i nuovi: la gestione del workflow e delle attività legate ai singoli messaggi anche a distanza di anni è delicata e non si può correre il rischio di perdere messaggi e notifiche.
Cambio di impostazioni e parametri sui server e su ogni client di posta: la gestione centralizzata della posta consente di facilitare le modifiche dei parametri e delle impostazioni.

Il cambiamento di fornitore è sempre una variabile da prendere in considerazione nella scelta della piattaforma di gestione PEC da utilizzare. Gli imprevisti sono molti:
– può essere modificato il servizio
– può cessare il servizio
– possono variare le condizioni economiche in modo da non essere più sostenibili
– possono subentrare problemi tecnici e rendere momentaneamente indisponibili l’accesso agli strumenti di gestione

Un esempio calzante che ha portato difficoltà tra gli utilizzatori e gli amministratori di sistema è stato il cambio di fornitore Consip per la fornitura a tutte le PA delle caselle di posta certificata. A maggio 2013 Telecom Italia si è aggiudicata il bando di gara per la fornitura di 400.00 caselle PEC. Gli utenti in questione hanno dovuto cambiare provider passando dal vecchio fornitore Infocert al nuovo, cambio molto dispendioso in termini di ore di lavoro e di gestione da parte di responsabili della sicurezza.

La soluzione è quella di dotarsi di uno strumento aziendale come PECStudio che scavalca e aggira le problematiche del webmail e consente la gestione sicura dei massaggi PEC. Prevenire è meglio che curare e l’adozione di strumenti adeguati per gestire le PEC porta alla conservazione sicura dei documenti ufficiali e alla limitazione di perdite e cancellazioni.

Perchè è importante gestire le pec aziendali

I rischi di una errata gestione delle pec sono molti e, purtroppo, spesso generano situazioni paradossali, ma estremamente reali.

Nel caso del fallimento della Calcestruzzi Vicap c’è un passaggio fondamentale: l’impiegata della Vicap legge la mail, non la inoltra alla titolare e nessuno controlla se è stata gestita. Questa è una classica situazione di lavoro quotidiano che si ripete in tutte le aziende: non viene inoltrata una comunicazione e non c’è un sistema di controllo che segnala la scadenza.

Ma la Pec è la Pec. La pec ha un valore legale e quindi non può essere gestita come una mail normale, nè come un file qualsiasi, perchè la mancata gestione di una pec può generare disastri.

Non è solo il singolo messaggio Pec a dover essere gestito, ma tutto il processo di gestione interna all’ufficio che ne deriva. La presa in carico del messaggio, la gestione delle scadenze, il controllo delle attività e delle risposte.

Con pecsemplice.it è possibile configurare notifiche e alert (anche via sms) per gli utenti o per un supervisore, in modo da facilitare il controllo delle attività e non saltare mai scadenze ed evitare di incorrere in sanzioni o in situazioni estreme come questa appena citata.

Inoltre, in aziende o enti di medie e grandi dimensioni è fondamentale la collaborazione tra i diversi uffici e la supervisione di amministratori su più livelli.

L’invio delle dimissioni tramite la pec

Con l’entrata in vigore le nuove regole per le dimssioni dal lavoro, spicca la norma relativa all’invio delle dimissioni sulla casella pec del datore di lavoro.

E’ possibile inviare il modulo di dimissioni tramite un messaggio di posta elettronica certificata alla casella pec del datore di lavoro e alla direzione territoriale del lavoro.

Questo comporta per le aziende un’ulteriore soglia di attenzione nella gestione delle caselle pec. In alcuni casi, come le istanze di fallimento o le fatture, i termini di risposta ai messaggi pec sono inderogabili: qualsiasi ritardo o inadempienza farà scattare sanzioni a carico dell’azienda.

Per questo motivo, gestire le pec in modo sicuro è fondamentale per ogni impresa italiana.

Come gestire le pec aziendali

Le webmail gestiscono esclusivamente le caselle pec create dagli stessi provider, questo comporta che se una società utilizza più caselle pec create da diversi provider (esempio: una casella pec con Aruba, una fornita dall’ordine/categoria ed una creata da un’associazione) non può gestirle tramite un’unica piattaforma web, ma deve utilizzare tre diverse webmail.

Questo vuole dire gestire 3 siti diversi, 3 pagine diverse, 3 software diversi con regole diverse, 3 codici di autenticazione diversi per ogni ingresso.

Con PECStudio, invece, si risparmia fatica e si riduce il rischio di errori. PECStudio, infatti, è una piattaforma web based, accessibile da web, che centralizza e gestisce le caselle pec di account e provider diversi in un’unica pagina web.

Clicca qui per scorprire PECStudio.

Come conservare le pec a norma di legge

L’obbligo di conservare le pec per 10 anni è da ricondurre agli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile. A seguito di questo, l’imprenditore è obbligato alla conservazione decennale  “… conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture …”.

Ma tra conservare pec e conservazione sostitutiva c’è differenza. Le pratiche di conservazione dei messaggi pec e dei documenti allegati utilizzate frequentemente non sono corrette: archiviazione su pc o server e stampa cartacea.

La semplice archiviazione delle pec nel proprio computer o server non garantisce il valore legale in quanto non si è in presenza di conservazione sostitutiva, ovvero la stampa su carta e l’archiviazione fisica del documento. La tradizionale conservazione della stampa del documento PEC non garantisce la conformità all’originale informatico.

Per avere garanzia di opponibilità a terzi senza contestazioni è necessario quindi dotarsi di un sistema di conservazione sostitutiva a norma per le pec.

Conservazione sostitutiva della PEC

Qual è il contenuto dei messaggi pec che deve essere conservato?

Solitamente, sono inviati in conservazione la posta in arrivo (inclusi eventuali messaggi contenenti virus), le ricevute di consegna (contenenti il messaggio inviato e tutti i metadati che confermano la consegna effettiva del messaggio al destinatario) e tutti i messaggi che contengono documenti con firma digitale.

  • Per conservare i messaggi pec inviati: la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).
  • Per conservare i messaggi pec ricevuti: la busta di trasporto con il file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).
  • Per conservare i messaggi pec che contengono un documento allegato firmato digitalmente è opportuno conservare il messaggio pec e i relativi allegati sottoscritti digitalmente, per evitare che alla scadenza del certificato (che non ha durata superiore a tre anni) la sottoscrizione perda i requisiti previsti dall’articolo 2702 del Codice Civile e venga declassata ai sensi dell’articolo 2712 C.C.

La conservazione digitale dei messaggi pec a norma di legge può essere fatta internamente all’azienda oppure ci si può avvalere di un conservatore specializzato.
Nel primo caso, dovrà essere nominato un responsabile interno della conservazione e tutto il processo dovrà essere approvato da un conservatore accreditato. In questa eventualità, la responsabilità in capo all’utente è molto elevata e aumentano obblighi e responsabilità.
Per ovviare a questo carico di responsabilità e di lavoro aggiuntivo, la soluzione più efficiente è quella di rivolgersi ad un conservatore specializzato e a tecnologie che consentono la conservazione digitale delle pec.

Con pecsemplice.it è possibile conservare pec con la conservazione digitale a norma di legge.

Che cosa è la WebMail?

La webmail (o “posta via web”) e’ un’applicazione web che permette di gestire la posta elettronica tramite un pannello accessibile direttamente dal proprio browser (Internet Explorer, Firefox, Safari e simili).

La webmail e’ particolarmente utile quando non si ha a disposizione il proprio computer ma si accede a internet da postazioni remote esterne come ad esempio quelle a disposizione negli internet cafe’, nelle hall degli alberghi o qualsiasi computer connesso alla rete a cui accediamo occasionalmente: attraverso la webmail e’ infatti possibile effettuare le piu’ comuni operazioni cosi’ come avviene con un client di posta dedicato, come leggere i messaggi ricevuti, cancellarli, rispondere ad essi o inviare nuovi messaggi di posta elettronica.

Quale indirizzo email può diventare PEC?

E’ il dominio su cui si attiva l’indirizzo email che dev’essere un dominio Certificato.

Se decidete di trasformare il vostro attuale indirizzo in PEC, dovrete certificare il dominio (se possibile) e da quel momento tutti gli indirizzi su quel dominio saranno certificati.

Se avete già un dominio registrato potete:

• richiedere al vostro fornitore un sottodominio (es: @pec.vostronome.it) da utilizzare per le trasmissioni PEC

• registrare un dominio specifico per la PEC (@vostronomePEC.it)

Se state utilizzando un indirizzo email su dominio generico (es. hotmail.com, gmail.com, tin.it, alice.it, libero.it, tiscali.it, ecc.. ) potrete:

• attivare un indirizzo PEC su dominio generico

• registrare un dominio standard (es: @vostronome.it) ed utilizzare il sottodominio per la PEC (es: @pec.vostronome.it)

• registrare un dominio specifico per la PEC (@vostronomePEC.it)

Per quale motivo usare la PEC ?

La PEC è uno strumento di comunicazione con valore legale e tra le sue funzionalità c’è la certificazione relativa ai dati di trasmissione di una “busta elettronica”, completi di data e ora di trasmissione.

Potrà essere usata in alternativa ad altre forme di comunicazione con valore legale (come le Raccomandate con ricevuta di ritorno), direttamente dal proprio computer, o via web, senza doversi recare fisicamente in un ufficio postale.

Può essere quindi utilizzata da chiunque abbia bisogno di uno strumento di comunicazione ufficiale e certo:

• privati, in alternativa alle raccomandate A/R postali, nei rapporti con la pubblica amministrazione (notifica gratuita multe)

• aziende, nell’espletamento delle loro funzioni interne (convocazioni, trasmissione documenti, invio circolari), verso clienti (invio fatture, contratti), verso la pubblica amministrazione (fatture, tributi)

• enti pubblici nei rapporti con i propri utenti, per l’invio di materiale fiscale, comunicazioni ente/azienda, ecc.

• pubblica amministrazione nell’espletamento delle proprie funzioni, nei rapporti con cittadini e aziende.

Inoltre, il decreto Legge 29 novembre 2008 n. 185 articolo 16, rende obbligatorio, per alcuni soggetti, comunicare il proprio indirizzo email PEC alla Camera di Commercio.