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Come scrivere buone mail

La mail è uno strumento di comunicazione molto più importante di quello che si pensa, per due motivi:

è immediato, perchè arriva subito a destinazione
è semplice, perchè non servono compentenze specifiche

Una buona mail è una risorsa importantissima per un esito positivo della trattativa. Scrivere mail efficaci aumenta il valore della tua comunicazione, e dà un’immagine positiva e professionale della tua azienda.

Almeno l’80% dei messaggi che riceviamo sono inadeguati, ed un buon 50% assolutamente scadenti e poco professionali. Siamo d’accordo che tutti andiamo sempre più di fretta, ma tra comporre una buona mail ed una scadente c’è una differenza di una manciata di secondi. Le seguenti indicazioni possono cambiare un messaggio frettoloso e talvolta irrispettoso in un’adeguata comunicazione professionale.

1) Destinatario del messaggio
Quando inserite un nuovo indirizzo professionale di mail nella rubrica, potete farlo in uno dei due seguenti modi: “Carlo Rossi” oppure “Andromeda srl – Dr. Carlo Rossi”. Il primo modo è un modo frettoloso, adatto a contatti informali, inadeguato soprattutto se la persona è una nuova conoscenza o se abbiamo con lei contatti sporadici. A volte, addirittura si evitano le maiuscole: “carlo rossi”. Il secondo modo è un approccio professionale e rispettoso nei confronti del Sig. o Dr. Carlo Rossi e della ditta per la quale lavora. Il nome che immetterete nella rubrica sarà quanto troverà scritto il destinatario sulla sua copia, ad esempio: “Da: Nome del Mittente” – “A: Carlo Rossi”, oppure: “A: “Andromeda srl – Dr. Carlo Rossi”.

2) Mittente del messaggio
In genere i programmi di posta elettronica che usiamo per inviare i mail permettono di specificare come dovrà essere indicato il mittente del messaggio, cioè noi. Anche qui vale lo stesso principio: “Mario Bianchi”, oppure “Mario Bianchi – Eurocasa Spa, Direzione Amministrativa”.

3) Oggetto del messaggio
A parte l’indirizzo del mittente, l’oggetto è il primo elemento che il destinatario vede ancora prima di aprire il messaggio. L’oggetto dovrebbe essere breve (massimo 6-12 parole), e contenere il succo del messaggio che il destinatario sta per aprire. Soprattutto nei messaggi contenenti offerte, l’oggetto dovrebbe invogliare l’utente a continuare a leggere il messaggio, prima di … cestinarlo.

4) Data del messaggio
In genere non è necessaria, in quanto il computer inserisce automaticamente la data e l’ora di invio del messaggio.

5) Testo del messaggio
Il saluto. E’ d’obbligo rivolgerci al destinatario con un saluto adeguato al tono ed al contenuto della comunicazione. Nei messaggi professionali formali, “Egregio Sig. Rossi”, “Gentile Sig.ra Bianchi” o “Buongiorno Sig. Verdi” sono la formula più collaudata. Nel caso di comunicazioni professionali a persone con cui siamo in rapporti abituali un “Caro Giorgio”, “Ciao Paola”, o “Buongiorno Anna” è senz’altro in tono con la situazione. Altre forme di saluto come “Buongiorno,” / “Buonasera,” o “Egregi Signori” possono essere utilizzate per rivolgerci genericamente a una ditta, ad un suo reparto o a persone che ancora non conosciamo per nome.

6) Quando non sappiamo a chi rivolgerci all’interno di un’azienda
Nel caso in cui vogliamo rivolgerci ad una ditta e ne conosciamo soltanto l’indirizzo generico, senza avere un nominativo preciso, possiamo indicare nella prima riga del testo “All’attenzione del responsabile commerciale”. Avremo così più probabilità che il messaggio venga passato direttamente alla persona o al reparto indicato, senza che esso resti lì nell’attesa che qualcuno lo legga per intero, capisca di che cosa si tratta, per poi smistarlo. Nei casi più estremi un messaggio senza destinatario che obblighi chi lo riceve a impiegare il proprio tempo per capirlo e decidere a chi girarlo, potrebbe anche essere direttamente cancellato.

7)La prima frase del testo: cosa evitare
A volte si inizia con un “Come va?”, “Tutto bene?”, “Mi auguro che stia bene!”… che a voce, di persona, ha un senso, ma in una mail proprio no! A volte si può far riferimento ad una situazione personale o professionale che sappiamo che al momento il destinatario sta vivendo: “Stanno procedendo i lavori di costruzione della nuova casa?” oppure “Stanno andando bene i Vs. affari nel nuovo mercato che avete affrontato?” Comunque, non è detto che le situazioni a cui si accenna si stiano svolgendo positivamente. Non c’è niente di peggio che scrivere “Tutto bene a casa?” e poi sapere dopo che purtroppo ci sono stati problemi, o essere informati che il nuovo prodotto è stato un fiasco dopo aver chiesto notizie sul suo lancio. Meglio qunidi andare subito al sodo.

8) La prima frase del testo: introdurre l’argomento
Spiegare in poche parole di cosa si vuol parlare, indicando schematicamente fatti, date, luoghi e eventuali numeri di documenti (es. fatture, contratti, operazioni, ecc.). Nella prima frase o nelle prime due si dovrebbe estendere quanto indicato nell’oggetto, per continuarlo a trattare poi in dettaglio nelle frasi successive.

9) Il corpo del testo
Qui si trattano nei dettagli tutti gli aspetti dell’argomento, spiegando possibilmente perché si assume una certa posizione. Cercare di non essere troppo prolissi o ridondanti, perché i messaggi lunghi stancano chi li deve leggere, oltre chi li deve scrivere.

10) Conclusioni
Se necessario esprimere chiaremente la propria posizione nei confronti di chi ci legge o dell’argmento trattato. Se attendiamo risposta (a mezzo mail, telefono o in altro modo) scriviamolo chiaramente nel finale.

11) Saluti
Ringraziare chi ci legge per la sua attenzione, e per quello che ha fatto se ha fatto qualcosa di utile o di cortese nei ns. confronti. Un breve “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” o sarà più che adeguato, seguito dal nome della ditta e dal proprio (se vogliamo con la carica o il reparto di appartenenza).